د 01 01
څنګه د کاغذ د فایل کولو + ذخیره کولو سیسټم جوړ کړئ چې ستاسو لپاره به کار وکړي
بیلچوناک / ګټي انځورونه مبارزه ریښتیا ده: د مدیریت کاغذونه او د کاغذ کټټر د ګوتو دي. له همدې کبله دا د اسانه کولو لپاره خورا مهم دی، د کور د فایل کولو سیسټم چې تاسو یې په واقعیت کې کارول خورا مهم دي. نن، دا هغه څه دي چې موږ یې کوو.
هدف
پوه شئ چې څنګه د کور د سیستم سیسټم تاسیس کړئ تاسو به په ریښتیا سره د ژوند د پاتې نورو لپاره کاروئ. دا اړینه ده چې د ژوند بدلونونو لپاره ځای په ځای کولو کې لچک وړ وي، او دا باید ساده وي نو تاسو به یې په حقیقت کې وساتئ.
څه ته اړتیا لرئ
- د کښته کولو کابینه یا د دوتنې بکس
- د فایل فایل فولډر (زه دا رنګ شوي رنګونه خوښوم چې پورته انځورونه یې په لاندې ډول دي)
- د ډیسټاپ فایلونکی
- ټوکر
- د بیا رغونې کار
- دوتنه دوتنه
- د لیبل جوړونکی یا قلم
وخت
دا د اونۍ پایلې پروژه ده. موږ د یوې اونۍ په شپه د کار / ښوونځي اوږد ورځې وروسته پیل کولو سپارښتنه نه کوو، او دا یو د شنبې یا یکشنبې په سهار پیل کړئ چې د یوې جامې قافله یا چای سره وسله وال وي، او د اجازه ترلاسه کولو دغه چلند رویه.
02 of 07
په یو ځای کې یوځای ستاسو ټول کاغذونه راټول کړئ
سټیو هیپ / ګټي انځورونه د کور د ثبت کولو سیسټم جوړولو کې لومړی ګام دا دی چې ستاسو ټول فایلونه او پاڼې په عین ځای کې ځای په ځای کړئ نو تاسو کولی شئ بیا وګرځئ، بیا وګرځوئ او ټوټه کړئ. په یو ځای کې هر څه کولی شي الندې ګټې ولري:
- دا به تاسو په کار باندې تمرکز ساتي. کله چې هڅه وکړئ یو داسې دنده ترسره کړئ چې تاسو یې نه خوښ یاست) لکه د ډک کولو (، بل عذر او بل بل نوې پروژې پیل کولو لپاره. که تاسو ټول سامانونه ولرئ (دلته دلته لیست شوي) او ستاسو ټول سندونه په یو ځای کې، تاسو واقعا هیڅ عذر نلرئ بلکې د ډوډۍ لپاره.
- تاسو به ډیر ښه وي. ستاسو د کور مخنیوی د مخنیوی معنی داده چه تاسو به دا کار لږ تر لږه څو اونۍ بیرته تکرار کړئ کله چې تاسو د کاغذونو په وسیله کې د کاغذونو هیر شوی ډبره ومومئ.
د کاغذونو لیدلو لپاره ځینې ځایونه) ستاسو د واضح میز د راټیټونو پرته، د کابینې ډکولو او د میل میل په ځای (:
- د اوسېدو کوټه. کاغذونه د استوګنې په خونه کې تیریږي ځکه چې موږ ډیری وخت د دوی سره د څه کولو فکر نه لرو. له همدې امله تاسو باید تل هغه پاڼې وساتئ چې تاسو یې په ډاګه نه یاست چې په خپل میل کې په خپل میل کې څه وکړي.
- بکسونه . بکسونه، د کار بوج، د لاس بکس، د جم بکس، او سوټسونه.
- پخلی د کاغذ ټوټې په پخلنځي کې د پای ته رسولو لاره لري. دا ځکه چې پخلنځي ډیری وخت لومړی ځای دی چې موږ یې سر ته ورسوو کله چې موږ د دروازې له الرې روان یو.
نو، خپل ټول اسناد جمع کړئ او بیا ...
د سختې سطحې سره یو ښه ځای غوره کړئ کوم چې تاسو 5 کولی شی جوړ کړئ. دا کیدای شي د پخلنځي میز، د میلمانه خونه، یا ستاسو میز ته که دا کافي وي لوی وي. که تاسو پوره اندازه سطح نه لرئ، فرش هم کار کوي.
که تاسو ډیری کاغذونه لرئ نو ستاسو بڼونه به سرته ورسوي، بیا د ځنډونو یا حتی د ګوتو بکسونو څخه کار واخلئ. هغوی لیبل کړئ چې دوی جلا وساتي او د غلطیو څخه مخنیوي وکړي - لکه په ناڅاپه توګه د تیر کال مالیې بیرته راګرځول د "رییسکل" بکس کې.
03 of 07
پنځه کټګورۍ کې خپلې پاڼې جلا کړئ
ټول کاغذونه په پنځو کټګوریو جلا کړئ. عکس / ګیټی اوس دا وخت دی چې سوداګرۍ ته راکښته شي. تاسو به د هر کاغذ سره تماس ونیسئ او د هغې په اړه پریکړه وکړئ.
اصول: تاسو باید د کاغذ د هرې برخې په اړه پریکړه وکړئ. دا به د دې پنځو کټګورۍ څخه یو ته لاړ شي:
کړنلاره: هغه کاغذونه چې تاسو اړتیا لرئ اقدام وکړئ او بیا وروسته پرېښودل. دا د هغه څه سره مه کوئ چې موږ یې د "کورنۍ" په توګه په یوه کټګورۍ کې حواله کوو. د کورنۍ اسناد په دوامداره توګه ثبت شوي، د عمل فایلونه به یو ځل وکارول شي او بیا وځنډول شي.
بېلګې: دعوتونه، د پارک کولو ټکټونه، د ملاقات یادونې، کورنی کار، بلونه او نور.زېرمه: هغه کاغذونه یا اسناد چې تاسو اړتیا لرئ په پښو ودریږئ مګر تاسو اړتیا نلرئ چې په کال کې یو ځله یا دوه ځله زیات حواله وکړئ یا استعمال کړئ.
بېلګې: د مالیې بیرته راستنېدل، روغتیا ریکارډونه، اکادمیک ریکارډونه، هغه ثبوت چې تاسو یې په جوري تجهیزاتو کې برخه اخیستې، عملونه، اجارې، قراردادونه.کورنۍ: دا هغه کاغذونه دي چې تاسو یې د خپل کور (ژوند او ژوند) چلولو لپاره کاروئ.
بېلګې: کودونه، ترکیبونه، د کار لارښود، د دې کلونو مالیاتو لپاره رسیدونه، راتلونکی سفر لپاره اسناد، او نور.بیاکتنه: هغه کاغذونه او اسناد چې پورته پورته کټګورۍ کې نه راځي او هیڅ شخصي معلومات نلري.
مثالونه: د جنک میل، د سیمینار څخه ورکشاپونه تاسو نور لیوالتیا نلرئ، ورځپاڼې، مجلې، پخوانۍ کورنی کار چې تاسو ورته اړتیا نلرئ، لفافې او نور.ټوټه: کاغذونه او اسناد چې په 1-3 کتګورۍ کې نه راځي مګر د شخصي پیژندنې معلومات لري.
بېلګه: کریډیټ کارت وړاندیز کوي، زاړه بانک بیانونه، بیلونه او نور.
04 of 07
کڅوړه + د رد کولو اسناد او فایلونه تاسو ته اړتیا نشته
dra_schwartz / ګټي انځورونه ستاسو ترټولو سترو ډبرو به بیا ریببل شی. د دوی لومړی ځل بیا بیرته بیا واخلئ - دلته اعتراض دا دی چې د کاغذ اندازه چې تاسو یې څومره ژر چټک سره معامله کوئ کم کړئ.
بله، د شریدانو انځورونه - پدې کې باید هغه شیان شامل وي چې ستاسو د نوم او پتې څخه بهر ستاسو پیژني.
په عین حال کې، دا ساتونکي د کانټینر ستوري څخه ستاسو د رول رولر خورا ښه قیمت لري او د هغو کسانو لپاره چې ستاسو د شیريډ جام جام لري ناروغۍ خورا عملي کیږي. دا طریقه تاسو کولی شئ په ساده ډول د خپل ID ID په اړه معلومات او د بیا ریلولو پیغامونو او اسنادو پرځای د شیدو کولو پرځای د شخصي معلوماتو سره ډک کړئ.
اوس چې تاسو د جال غوړ کړی دی، دا د هغه وخت د جوړیدو وخت دی چې دا سیسټم یې لري:
- د کارولو لپاره اسانه ده، نو تاسو به په واقعا سره کار واخلئ ؛
- د ژوند بدلونونو او نوو پروژو ته د ځای ورکولو لپاره کافي وړتیا لري؛ او،
- خوندي وساتئ کله چې تاسو اړتیا لرئ یو څه روژه ونیسئ، تاسو یې موندلی شئ.
دلته ښایسته دا ده چې تاسو کولی شئ دا کټګورۍ د نورو کاغذونو څخه چې ستاسو د کور یا دفتر څخه راځي او یا هم د هغې پر بنسټ ماتوي.
05 of 07
د کور د ثبت کولو سیسټم لپاره د آرشیف دوتنه ترتیب کړئ
کیرولین هبربډ / ګټي انځورونه دا ډیره اسانه ده چې پریکړه وکړو چې کوم پاڼې ستاسو آر آرشیف فایل ته ځي. دا هغه مهم سندونه دي چې تاسو یې لرئ. دوی ثبوت لري چې تاسو او ستاسو کورنۍ شتون لري، خپل مالیه ورکوئ، کورونه او موټرې، له پوهنځي څخه فارغ شوي، کولی شئ د خپل هیواد څخه بهر په پاسپورټ یا ویزه کې سفر وکړئ. که تاسو د سوداګرۍ مالک یاست او یا له یوه څخه زیات ملکیت لري، نو دا فایل به حتی لوی وي.
دلته د دې فايلونو په ساتلو کې د اساساتو لست دی:
- د مالیې بیرته ستنیدنه
- طبي ریکارډونه
- اکادمیک ریکارډونه
- ثبوت تاسو د جووري دنده ترسره کوله
- کارونه
- اجارې
- قراردادونه
- پاسپورټونه
- نو د سایټ امنیتي کارتونه
- د کار موندنې ریکارډونه
- د بپتسمي سندونه
- د ژوند بیمه / د تقاعد اسناد
دا کاغذونه د دوتنې په نښه کولو کې په دوتنې بکس کې زیرمه کړئ. کله چې تاسو د خوندي ساتلو لپاره نور "سامان" ترلاسه کولو پیل پیل کړئ د اور وژلو صندوق وګورئ.
د هغو فايلونو ساتل چې تاسو یې ډیری وخت کاروي) په کال کې څو ځلې اکاډیمۍ (. د دې ځای په لوړ تنظیم کولو ټینګار وکړئ ځکه چې که تاسو خورا مشخص وی نو دا واقعیا د هغه شیانو موندلو ته اړتیا لري کله چې واقعا تاسو واقعا یې اړتیا لرئ. عموما، که تاسو خپل آرشيف آرشیف ته کښیناستئ، تاسو واقعا، د کاغذ ټوټې ته اړتیا لرئ ترڅو د امکان تر حده په خپل ځان باندې آسانه کړئ.
دلته زما کټګوري دي:
- اکادمیک
- کار
- استخدام
- مالي
- روغتیا
- ID
- بیمه
- املاک
دوی په الف بڼ کې منظم کړئ، مګر د ID فایل مخکې وساتئ. دا شیان ستاسو د تولد تصدیق، پاسپورت، د ټولنیز امنیت کارت او د بپتسمیټ سند په څیر شیان لري. دا هغه ځای دی چې تاسو باید د واده اجازه لیک وساتئ.
د دې اسنادو ذخیره کولو لپاره، په کلکه د لوړ امنیتي دفاع صندوق وګورئ چې له 50 ډالرو څخه کم وي، خورا ارزښت لري. بله بله لاره د عالي امنیت نسخه بکس ده. دا یو د طبي تجهیزاتو لپاره ډیزاین شوی دی مګر کولی شي په اسانۍ سره ډیری کاغذونه له لاسه ورکړي.
تاسو کولی شئ خپل ځان پخپله دوتنه جوړه کړئ، یا تاسو کولی شئ د FileSolutions کارولو کور کورنې سیسټم.
* که تاسو دا فایلونه له لاسه ورکړو، نو تاسو به د راجستر، ټاون / ښار کلر، اکادمیک موسسو، او نورو څخه نسخه ترلاسه کولو لپاره ډیره برخه تادیه کړئ، نو $ 50 امریکايي ارزښتناکه، سمارټ پانګه اچونه ده.
06 د 07
د کورنۍ دوتنې ترتیبول
Sappington Todd / Getty Images دلته ستاسو د کورنۍ دوسیې کې زیرمه کولو لپاره د ګوتو یوه ښه حکمره ده: هر هغه څه چې تاسو به یې په راتلونکي کې اړتیا لرئ، مګر تاسو ته اوس اړتیا نه لرئ، چې ستاسو په آرشيف آرشيف کې شتون نلري. د خپل کورني فایل فایل (د کورنۍ کاري کتاب په نوم کارول) د مثال په توګه کار واخلئ نو تاسو د دې فایل کې څه شی ذخیره کولو لپاره ښه مفکوره ترلاسه کوئ او څه نه.
لومړی د، د فایل باکس یا بین ب ځای، ما د څانګو سره یو باندنی جوړ کړ او بیا جیبونه د شیانو لکه کودپ او ډالۍ کارتونو ذخیره کول. تاسو کولی شئ دا باندرۍ کار واخلئ او لاندې لاندینې برخې ولرئ:
- کوپن / ګروپونو
- ګراف کارتونه
- راتلونکو سفرونو / سفر لپاره اسناد
- هغه رخصتۍ چې زه یې سپارل شوي او زما د چک بیرته اخیستلو لپاره انتظار کې یم
- د لویو ټکټونو لپاره لکه د وسیله یا د فرنیچر لویه برخه لپاره رسیدونه
- د خپلو ټولو کارتونو لپاره جیب ولرئ
- د راتلونکو پروژو لپاره چې تاسو یې کار کوئ نو یادونه او د حوالې توکي
- رګونه *
- د مالیاتو لپاره رسیدونه
- کار / کور / د کرایې بیمه پالیسۍ
تاسو ممکن یوازې د ایوننوتوت حساب کې ډیری اسکین وټاکئ، مګر بیا کله چې تاسو ورته اړتیا لرئ نو بیا به یې چاپ کړئ، نو پدې کتابچه کې یې فایل کړئ او د خپل کور کاري کتاب ته یې واستوئ.
* د ترکیبونو لپاره جلا جلا فایل وساتئ چې تاسو غواړئ بیرته راستانه شئ مګر دا نه دي.
07 د 07
د عمل دوتنه سمبال کړه
اتامارو کوو / ګټي انځورونه د عمل فایل کاغذونه دي چې تاسو اړتیا لرئ چې عمل ترسره کړئ او بیا رد کړئ. هره اسناد یا کاغذ چې باید په دوامداره ډول ثبت شي یا د اوږدې مودې لپاره (له یوې میاشتې څخه زیات)، ممکن ستاسو د کورنۍ په فایل کې وي.
د عمل فایلونه دي:
- یو ځل بیا کارول کیږي او بیا وځنډیدل؛ یا،
- هغه دوتنې چې تاسو یې په ګام اخیستلو انتظار کوئ.
د دې کاغذونو ساتلو لپاره یو بکس وکاروه، او موږ دا بکس سپارښتنه کوو. نارنجي انتخاب کړئ ځکه چې دا یوه روښانه رنګ دی او فکر یې دی، دا به تاسو ته په اونۍ کې لږترلږه یو ځل د بکس څخه لاړ شئ. دا دا هم کولی شي چې د میل په اداره کولو کې ستاسو د بکس په څیر دوه برابره کړي .
دلته ستاسو د عمل په فایل کې د ساتنې لپاره کوم مثالونه دي:
راتلونی لیک:
- هرڅه چې تاسو په میل کې ترلاسه کوئ په دې دوتنې کې ځي
- د کاغذ هره ټوټه تاسو ته لاسونه یاست یا تاسو یې په لاس کې لیږئ او وخورئ دلته دلته ځي
د کتل شوي توکي:
- د راتلونکي پیښو او کومې لارښوونې یا د غبرګون کارتونه چې دوی ورسره راځي
- د پیسو تادیه کول او بیا وروسته ټوټه یا بیاچالانول
- د اجازې فلپس لاسلیک کولو لپاره
- د استیناف یادونې
د پیسو ورکولو لپاره توکي:
- د پیسو لپاره د پارکینګ ټکټونه
- د تادیاتو لپاره بیلونه
هغه توکي چې په انتظار کې یم:
- د هغه څه لپاره چې تاسو په دې وروستیو کې اخیستي دي په هغه صورت کې چې تاسو بیرته ستنیدو پریکړه وکړئ. د مثال په توګه، که تاسو د ایمیزون څخه یو پیکا ترلاسه کړئ، نو تاسو په دې بن کې د پیکنگ فلپ په نښه کړئ که چیرې محصولات کار نکړي او تاسو باید بیرته راستانه کړئ. د نورو کڅوړو لپاره چې تاسو ترلاسه کوئ درته ورکړئ.
- د هر هغه څه لپاره رسیدونه چې تاسو یې انتظار کوئ. د بیلګې په توګه، که تاسو خپل بیمه شرکت ته یو بل وړاندیز کړی و او تاسو د تادیې انتظار ته سترګې په لار دي، دا پدې فايل کې ځي. که تاسو یو څه بیرته راستانه شوي او تاسو انتظار کوئ چې بیرته ستاسې د بانک بیان یا په خپل کریډیټ کارت بل کې حاضر شئ، دا پدې بکس کې ځي.
تاسو کولی شئ دا دوتنې په ډیرو کټګوریو وویشئ، مګر دا آسانه ده چې په دې بکس کې هرڅه وسوځول شي او بیا په یوه اونۍ کې، په اونۍ کې دوه ځله یا درې ځله. په دې وخت کې تاسو کولی شئ هغه څه چې تاسو نور اړتیا ته اړتیا نه لرئ بیا وخورئ، هغه شیان چې هغه په آرشيف کې دي یا د کورنۍ او عمل کوم چې باید ځواب ته اړتیا ولري. موخه دا ده چې دا فايل څومره ممکن ممکن وساتئ.
مګر ... دا خبره دا ده چې تاسو باید لږترلږه په اونۍ کې یو ځل د دې فایل څخه لاړ شئ، په غوره توګه ډیر ځله. زه ډیره سپارښتنه کوم چې دا دنده ستاسو د شخصي اونۍ تنظیم کولو روټینټ کې ، دا پداسې حال کې چې تاسو په اونۍ کې یوځل وروسته یو نسبتا لږ کاغذونه ثبت کول او ذخیره کول دي.